پیشرفت و تغییر چیزی نیست که یک شبه اتفاق بیافتد. رسیدن به اهداف و آرزوها نیازمند برنامه‌ریزی و برداشتن قدم‌های درست است. اما چطور می‌توان به این اهداف و آرزوها رسید؟ اگر تا به حال به چک‌لیست فکر نکرده بودید بهتر است یک تغییر شگرف را آغاز و تجربه کنید. چک‌لیست ابزاری کارآمد برای نظم و ترتیب دادن به کارها است. با استفاده از چک‌لیست می‌توانید تمام قدم‌هایی که برای رسیدن به اهدافتان باید بردارید، رصد کنید. به این ترتیب استرس خود را کاهش می‌دهید و با برنامه‌ریزی و حساب شده پیش می‌روید. ما در این مطلب تصمیم داریم در مورد اهمیت تنظیم چک‌لیست و کاربرد و نحوه‌ی استفاده از چک‌لیست در مدیریت کارهای روزانه نکاتی را بیان کنیم.
چک‌لیست چیست؟
چک‌لیست به معنای ساده لیستی از تمام کارهایی است که باید انجام بدهید. این کارها می‌توانند به صورت کوتاه مدت یا بلند مدت تنظیم شده باشند. با استفاده از چک‌لیست می‌توانید کارهای انجام شده یا کارهایی که باید انجام شوند را بررسی کنید و از انجام شدن آنها اطمینان حاصل کنید. چک‌لیست ابزاری قدرتمند و مفید برای مدیریت پروژه‌ها و مدیریت زمان است. هدف از تنظیم چک‌لیست برای کارها این است که مطمین شویم همه‌ی کارهای لازم به ترتیب اهمیت و اولویت انجام شده است.چرا باید از چک‌لیست‌ها استفاده کنیم؟
اگر روزهای شلوغی دارید و ریسمان کارها از دستتان خارج می‌شود، باید برای مدیریت پروژه‌ها و کارهایتان به فکر یک برنامه‌ی قوی باشید. وقتی که با چندین و چند وظیفه یا مشغولیت سر و کار دارید، حواس‌پرتی و فراموشی تقریبا اجتناب‌ناپذیر است. ممکن است انجام بعضی کارها را فراموش کنید و یا حتی زمانتان صرف فکرکردن به این شود که چه کار دیگری از قلم افتاده است! فراموش‌کردن انجام یک فعالیت یا مجموعه‌ای از فعالیت‌ها تقریبا آسان است! در خیلی از موارد نه تنها باید یک سری کارها را انجام دهید، بلکه لازم است آنها را به ترتیبی خاص انجام دهید. چک‌لیست ابزاری ساده است که به بهبود اثربخشی افراد یا یک تیم در انجام فعالیت‌های ساده یا پیچیده، کمک کند. چک‌لیست‌ها به شما کمک می‌کنند همه چیز را از پیش برنامه‌ریزی شده و مرتب بر اساس اولویت و اهمیت تنظیم کنید و مطمئن باشید هیچکدام از آنها از قلم نیفتاده‌اند. به این ترتیب کمتر تحت فشار فراموش‌کردن کارهایتان خواهید بود.
ویژگی‌های یک چک‌لیست موفق
نوشتن و آماده کردن یک چک‌لیست از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. چک‌لیستی که تهیه می‌کنید باید مطابق با توانایی‌های شما یا تیم و مهم‌تر از همه، معقول و قابل انجام باشد. در زیر به چند ویژگی یک چک‌لیست موثر می‌پردازیم:- چک‌لیست باید متناسب با نیاز کاربر آن باشد. داشتن یک چک‌لیست استاندارد مهم است اما کابران باید بتوانند آن را متناسب با نیازها و کار خود تنظیم کنند.
- یک چک‌لیست خوب فرهنگ کار گروهی و نظم را ارتقا می‌دهد. هدف از تنظیم چک‌لیست صرفا پرکردن کادرهای آن نیست!
- آیتم‌های چک‌لیست باید به طور منظم تنظیم و اصلاح شود.
- یک چک‌لیست خوب دقیق و کارآمد است و استفاده از آن برای همه‌ی افراد آسان است. بعلاوه باید به اندازه‌ی کافی عملی باشد تا مهمترین مراحل را به افراد یادآوری کند.
اصول تهیه و تنظیم چک‌لیست
چک‌لیست‌ها باید شامل اطلاعات و مواردی باشند که مورد نیاز است. مطمئنا کسی نیاز به داده‌های بی‌اهمیت یا صرف زمان برای نکات مبهم ندارد! در ادامه اصول تهیه‌ی یک چک‌لیست کارآمد اشاره می‌کنیم.ساختار منطقی
یک چک‌لیست دقیق در واقع راهنمای کاربر است. سوالات و موارد موجود در آن منطقی هستند. یک چک‌لیست منطقی به خوبی به بخش‌های مختلف تقسیم شده و مجموعه‌ای از سوالات و نکاتی را شامل می‌شود که قابل درک است.سوالات ساده و بدون ابهام
سوالات موجود در چک‌لیست باید برای کاربر قابل فهم باشد. سوالاتی واضح برای چک‌لیست خود تهیه کنید که نیاز به پاسخی طولانی نداشته باشد.شفاف‌سازی هدف
نتیجه‌ی استفاده از چک‌لیست چیست؟ هدف کار شما چیست؟ وقتی هدف شما مشخص باشد سوالات قابل فهم و کاربردی‌تر خواهند شد و چک‌لیست مثل یک مجموعه سوالات رندوم به نظر نمی‌رسد. بنابراین هدف خود از تنظیم چک‌لیست را مشخص کنید.بر موارد مهم تاکید کنید
همه‌ی سوالات چک‌لیست به یک اندازه مهم نیستند. مطمئن شوید که سوالات مرکزی و مهم را مشخص کرده‌اید.اهمیت تنظیم چک‌لیست
از اهمیت تنظیم چک‌لیست می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:- با چک‌لیست مطمین خواهید شد که کارهای اصلی انجام شده‌اند. اگر کارهایتان را بدون برنامه پیش ببرید، امکان فراموش‌کردن حتی یک مرحله‌ی کوچک هم وجود دارد.
- باعث توجه و تمرکز بر کارهایی می‌شود که باید انجام دهید و مانع حواس‌پرتی می‌شود.
- چک‌لیست ذهن شما را از نگرانی در مورد فراموش‌کردن کارهایی که باید انجام دهید رها می‌کند.
- چک‌لیست باعث می‌شود در زمانتان صرفه‌جویی کنید. نوشتن مراحل و اهداف به صورت ساده و به ترتیب اولویت، پیگیری و انجام آنها را ساده می‌کند و احتمال کمتری برای خطا و فراموشی هست. به این ترتیب در زمانتان هم صرفه‌جویی کرده‌اید. با تنظیم دقیق چک‌لیست می‌دانید چه کاری باید انجام دهید.
- از فواید دیگر داشتن چک‌لیست نظم و ثابت‌قدمی است. با نوشتن چک‌لیست و انجام دادن مرتب آنها به داشتن نظم و پیگیری عادت می‌کنید.
اهمیت تنظیم چک‌لیست در محیط کار
همانطور که گفتیم چک‌لیست یک لیست استاندارد از کارها و فعالیت‌هایی است که باید انجام شوند. استفاده از چک‌لیست در محیط کار مزایای مختلفی دارد. برای نمونه، باعث می‌شود شما منظم‌تر عمل کنید و هیچ کدام از مراحل مورد نظر انجام نشده نخواهند ماند. بعلاوه چک‌لیست به شما انگیزه‌ای برای انجام دادن و کامل کردن فعالیت مورد نظر می‌دهد. پیروزی‌های کوچک ما را ترغیب می‌کنند تا بیشتر برای اهداف خود تلاش کنیم. استفاده از چک‌لیست‌ها باعث می‌شود سریع‌تر حرکت کنیم، موثرتر باشیم و صرفه‌جویی بیشتری در زمان داشته باشیم. این مسائل به نوبه‌ی خود باعث می‌شوند در انجام فعالیت‌های خود مبتکرانه‌تر و با اعتمادبنفس بیشتر عمل کنیم. تنظیم یک چک‌لیست استاندارد به ما کمک می‌کند در مواجهه با مشتریان یا ارباب‌رجوع بهتر باشیم. بعلاوه با چک‌لیست‌ها تمرکز بر کار بیشتر می‌شود. از مزایای دیگر آن می‌توان به این موارد اشاره کرد: سازمان‌دهی و نظم: فراهم آوردن نظم و سازمان مشخص برای انجام کارها انگیزه: مشاهده‌ی روند پیشرفت انگیزه‌ی افراد را بیشتر می‌کند. بازدهی: طبق برنامه کارهای بیشتری انجام می‌شود. خلاقیت: چک‌لیست‌ها ایده‌های جدیدی برای انجام کارها به ذهن شما می‌آورند. کیفیت و برتری: وقتی هیچ چیزی از قلم نیفتد کارها به بهترین شکل خود پیش می‌روند.چک‌لیست‌های خطرناک!
هدف اولیه برای تنظیم چک‌لیست پیگیری کارها و انجام دقیق آنهاست. داشتن چک‌لیست و پیش رفتن با آن خطرناک نیست اما چگونگی استفاده‌ی افراد از آن می‌تواند خطرناک باشد! وقتی افراد برای هر چیزی از چک‌لیست استفاده می‌کنند این کار برایشان خسته‌کننده می‌شود. در نتیجه نسبت به آن بی‌توجه می‌شوند و در نهایت اهداف نهایی چک‌لیست به دست نخواهد آمد.