مدیریت پروژه استفاده از فرآیندها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه است. این اهداف در چارچوب معیارهای پذیرش پروژه در پارامترهای توافق شده قرار دارند. مدیریت پروژه‌ها نتایجی نهایی به همراه دارد که محدود به زمان و بودجه‌ی مشخصی هستند.
یکی از فاکتورهای اصلی که مدیریت پروژه را از "مدیریت" صرف جدا می‌کند نتایج نهایی و محدودیت زمانی است؛ بر خلاف مدیریت که یک روند مداوم دارد. به همین خاطر است که متخصص پروژه به طیف وسیعی از مهارت‌ها نیاز دارد که اغلب مهارت‌های فنی، مهارت مدیریتی و آگاهی از تجارت هستند. در ادامه می‌توانید درباره‌ی مدیریت پروژه نکاتی را مطالعه کنید.
پروژه چیست؟
پروژه یک تلاش گذرا و منحصر بفرد است که برای دستیابی به اهدافی برنامه‌ریزی شده طراحی می‌شود و می‌تواند از نظر برونداد، نتایج و منافع تعریف شود. معمولا اگر پروژه به اهداف خود مطابق معیارهای مشخص در زمان و با بودجه توافق شده، دست پیدا کند، موفقیت‌آمیز تلقی می‌شود. زمان، هزینه و کیفیت عناصر سازنده‌ی هر پروژه هستند.مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه فردی حرفه‌ای است که منابع و پرسنل را برنامه‌ریزی و مدیریت می‌کند. آنها باید مطمئن شوند پروژه را در زمان و با بودجه‌ی مشخص تکمیل می‌کنند. بعلاوه مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند پروژه، نیازهای کسب‌وکار را براورده می‌سازد.ویژگی‌های اصلی پروژه
- موقتی بودن: پروژه‌ها برای یک بازه‌ی زمانی مشخص تعریف می‌شوند.
- اهداف: هر پروژه به دنبال رسیدن به اهدافی است که از پیش تعیین شده‌اند.
- منحصربفرد بودن: منحصربفرد و خاص بودن یک پروژه به این معناست که پروژه صرفا دنبال کردن یک سری اقدامات روتین نیست بلکه برای رسیدن به اهدافی خاص طراحی شده است.
- محدودیت‌ها: هر پروژه با محدودیت‌هایی همراه است. از جمله‌ی این محدودیت‌ها می‌توان به زمان و بودجه اشاره کرد. بنابراین باید توجه داشت که محدودیت‌ها نباید کیفیت کار را تحت تاثیر قرار دهند.
- عدم قطعیت: پیشرفت یک پروژه قابل پیش‌بینی نیست. در مسیر اجرای پروژه نیاز به تغییر مسیر و تعریف مجدد فرایندها وجود دارد.
چگونه پروژه‌های خود را مدیریت کنیم؟
صرف‌نظر از بزرگ یا کوچک بودن پروژه، مدیر پروژه وظایف دشواری برای اجرا و اطمینان از پیشرفت درست پروژه بر عهده دارد. این کار می‌تواند استرس‌زا باشد اما اگر برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه به درستی انجام شده باشد جای هیچ نگرانی نیست. در ادامه تصمیم داریم در مورد چگونگی مدیریت پروژه از ابتدا تا انتها نکاتی را بیان کنیم.برنامه‌ریزی پروژه
موفقیت هر پروژه‌ای به مدیریت آن بستگی دارد. این مساله البته نیاز به تلاش زیادی دارد اما، در دراز مدت داشتن یک یک طرح پروژه‌ی دقیق می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان، پول و دردسرهای زیاد دیگری باشد. برای برنامه‌ریزی پروژه روی مولفه‌های زیر متمرکز شوید: پروژه‌ی خود را شناسایی کنید. برای آغاز کار باید پروژه را بررسی و تفکیک کنید تا متوجه شوید دقیقا شامل چه چیزهایی می‌شود. برای مثال، اینکه بگویید می‌خواهید خانه بسازید خیلی کلی است. اما اگر بگویید می‌خواهید در ساحل یک خانه‌ی ییلاقی بسازید بهتر متوجه خواهند شد. اهداف و مقاصد را تعریف کنید. بعد از اینکه پروژه را محدود کردید زمان آن است که اهداف و مقاصدی که می‌خواهید انجام دهید را تعیین کنید. وظایف را مشخص کنید. برای تکمیل پروژه شما باید وظایف مربوطه را به روشنی مشخص کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید یک کمپین تبلیغاتی راه بیاندازید، وظایف اصلی شامل راه‌اندازی یک بلاگ، استخدام نویسنده، جستجوی محتوایی که برای مخاطب جذاب باشد و تبلیغ و به اشتراک‌گذاری محتوا است. تیم خود را بسازید. چه کسانی در تکمیل پروژه به شما کمک خواهند کرد؟ و نقش و وظایف آنها چیست؟ به طور معمول، پروژه‌ی شما باید شامل اسپانسر، متخصصین برای تعیین دامنه‌ی پروژه، مدیر پروژه و تیم مسئول کار در پروژه باشد. زمانی که تبم خود را ساختید سعی کنید آن را تا حد ممکن منسجم و کوچک نگه دارید. از نابودکنندگان پروژه آگاه باشید. آیا کسی از اعضای تیم یا عواملی وجود دارد که مانع تکمیل پروژه در زمان موعد می‌شود؟ اگر اینطور است، آنها را شناسایی کنید تا پروژه بدون دردسر انجام شود. یک جدول زمانی ایجاد کنید. وظایف پروژه را به مراحل مختلف تقسیم کنید و زمان مشخصی برای تکمیل اهداف مشخص کنید. دانستن اینکه هر مرحله چقدر به زمان نیاز دارد به شما در جهت ادامه‌ی روند کمک خواهد کرد. دریافت بازخورد. بعد از آغاز مراحل اولیه‌ی برنامه‌ریزی خود از تیم، افراد ذینفع و مخاطبان خود، فیدبک یا بازخورد بگیرید. برنامه‌ی خود را تنظیم کنید. حتی کارآمدترین برنامه‌ها هم نگران مشکلات پیش‌بینی نشده‌ای که ممکن است اتفاق بیفتد، نیستند. در برنامه‌ی خود کمی انعطاف داشته باشید تا بتوانید آن را تنظیم و برنامه‌ریزی کنید.مدیریت پروژه در مسیر درست
تعریف واضح و دقیق برنامه‌ی پروژه به هدایت آن کمک شایانی می‌کند اما این بدان معنا نیست که شما می‌توایند کاملا پروژه را نادیده بگیرید و انتظار داشته باشید بدون بررسی و بازنگری مداوم آن را به پایان برسانید. برای اطمینان از اینکه پروژه در مسیر درستی قرار دارد باید این موارد را رعایت کنید: برنامه‌ریزی و تنظیم فواصل منظم برای بررسی پروژه. چه یک روز در میان باشد یا یک بار در هفته، شما باید هر چند وقت روند پیشرفت پروژه را بررسی کنید. منعطف باشید. به تیم خود اعتماد کنید. حتی اگر چشم‌انداز و برنامه‌ای در دست اجرا داردی تیم شما متخصصانی هستند که دانش و تجربه‌ی عملی کردن آن را دارند. اگر آنها پیشنهاداتی دارند با ذهن باز به آنها گوش دهید. با تیم خود ارتباط برقرار کنید. همه‌ی افراد را در جریان امور قرار دهید و وضعیت موجود را مکررا به روزرسانی کنید. بهتر است ملاقات‌های هفتگی تنظیم کنید تا هرکسی جدیدترین به روزرسانی‌ها را داشته باشد و بتواند به امور و مشکلات احتمالی رسیدگی کند. قبل از بروز مشکل آنها را رفع کنید. برای هرگونه مانعی آماده باشید تا قبل از ایجاد آن بتوانید از پس آن بربیایید. جهت را مشخص کنید. به عنوان مدیر پروژه مسئولیت شماست که تیم را مطلع کرده و مطمئن شوید همه چیز در مسیر درست قرار دارد. برای این کار، باید منابع و اطلاعات مناسبی در اختیار تیم خود قرار دهید تا بتوانند پروژه را در زمان مقرر تحویل دهند.
از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید.
برنامه‌ی شما هر چقدر هم دقیق و آماده باشد باز هم با یک سری مشکلات روبرو خواهد شد. خوشبختانه فناوری و تکنولوژی باعث شده مدیریت هر چیزی از شبکه‌های اجتماعی گرفته تا روابط با مشتری، موثرتر و راحت‌تر شود. مدیران پروژه بعلاوه به نرم‌افزارهایی دسترسی دارند که کار آنها را راحت‌تر هم می‌کند. از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه معدر اینجا چند پیشنهاد دهنده نرم افزار مدیریت پروژه برای حفظ نظم و برقراری ارتباط بهتر با تیم خود آورده شده است.
مدیریت زمان در مدیریت پروژه
برای مدیریت پروژه شما باید در مدیریت زمان خود ماهر باشید. اگر اینطور نباشید چطور ممکن است پروژه را در زمان مقرر کامل کنید؟ تکنیک‌های متفاوتی برای مدیریت زمان وجود دارد که در ادامه به چند نمونه از آن اشاره می‌کنیم. وظایف را محول کنید. اگر دچار مشکل شدید برخی از کارها را به تیم ماهر و قابل اعتماد بسپارید تا بتوانید روی وظایف مهمتر متمرکز شوید. از شما انتظار نمی‌رود که همه‌ی کارها را خودتان انجام دهید. وظایف خود را در اولویت قرار دهید. صحبت از اولویت‌ها باعث می‌شود مظمئن شوید وظایف مهم خود را به تعویق نمی‌اندازید. اول وظایف مهمتر را انجام دهید و سپس روی وظایفی کار کنید که خیلی اورژانسی و مهم نیستند. ملاقات‌های موثر تنظیم کنید. ملاقات‌های خود را کوتاه برگزار کنید و اطمینان حاصل کنید که از موضوع منحرف نشوید. همچنین از تیم خود بخواهید ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند و در مورد پیشرفت پروژه بازخورد بدهند. یاد بگیرید نه بگویید! گاهی اوقات باید به افراد اطلاع دهید که زمان کافی برای صحبت کردن یا کار روی یک پروژه‌ی جدید ندارید. اگر نه، تمرکز شما از بین خواهد رفت. وظابف فردا را امروز بنویسید. این کار به شما کمک می‌کند نه تنها برنامه‌ریزی برای روز خود داشته باشید بلکه بدانید اولین کاری که باید صبح روز بعد انجام دهید چه چیزی است.پیروزی‌ها را جشن بگیرید.
وقتی تیم شما یک مرحله‌ی مهم را پشت سر می‌گذارد یا پروژه را تکمیل می‌کند، چه اتفاقی می‌افتد؟