این روزها تکنولوژی و افزایش فعالیت‌های متنوع اجتماعی و اقتصادی، استفاده از ابزارهای مدیریت هوشمند را برای تسریع فعالیت‌ها و آسان ساختن کار افراد بیش از پیش ساخته است. در حال حاضر هم ویروس کرونا و انتشار آن باعث شده است تا ادارات و شرکت‌های زیادی فعالیت‌های خود را به صورت دورکاری ادامه دهند و برگزاری جلسات آنلاین را جایگزین جلسات حضوری کرده‌اند.
برخورداری از زیرساخت مناسب – سرعت اینترت را دریابید!
علاوه بر انتخاب نرم‌افزار مناسب برای برقراری جلسات آنلاین نیاز است که سخت‌افزار مناسب خود را هم از پیش تعیین کرده باشید. اتصال ضعیف و نامناسب دستگاه‌های مورد استفاده‌ی شما بر کیفیت جلسات شما تاثیر بسیار زیادی خواهد داشت. دوربین فیلمبرداری، میکروفون، بلندگو و سایر سخت‌افزارهای لازم برای برگزاری جلسات از راه دور را باید با دقت بررسی و انتخاب کنید.
مراقب زمانبندی برگزاری جلسات آنلاین باشید – خطر خواب‌آلودگی نزدیک است
یکی از نکات مهم در برگزاری کلاس‌ها و جلسات آنلاین برنامه‌ریزی این جلسات است. بهتر است کلاس‌های آنلاین مگر در مواقع خاص بیش از یک ساعت زمان نبرد. برگزاری جلسات طولانی می‌تواند روی میزان بهره‌وری و زمان کاری و کیفیت کار اعضایتیم تاثیری منفی داشته باشد. به همین خاطر بهتر است پیش از برگزاری جلسات آنلاین و مجازی، برنامه‌ی کاری تک تک اعضا را بررسی کرده و یک زمان مشخص برای جلسات تعیین کنید. اعضای گروه شما ممکن است که در موقعیت‌های زمانی متفاوتی باشند، به همین دلیل باید بتوانید که یک زمان مشترک میان تمام اعضا پیدا کنید و برای این زمان مشترک برنامه‌ریزی کنید.
موضوعات جلسه را بل‌تر در اختیار اعضا قرار دهید!
اهداف جلسات و کلاس‌ها پیش از برگزاری آن باید مشخص شده باشد. لازم است در دستورالعمل جلسه موضوع‌هایی که قرار است به آنها پرداخته شود را بنویسید و پیش از برگزاری جلسات در اختیار اعضای تیم قرار دهید. به اعضای تیم زمان کافی بدهید تا موضوعات و اهداف مطرح در دستورالعمل جلسه را بررسی کنند تا بتوانند با آمادگی کافی در جلسات حاضر شوند.
شخصی را به عنوان سردبیر جلسات انتخاب کنید
یکی از چالش‌های جلسات آنلاین تعامل افراد و در میان صحبت یکدیگر پریدن اعضای تیم است. به این ترتیب ممکن است اعضایی که ذاتا کم‌حرف یا خجالتی هستند نتوانند از عملکرد خودشان دفاع کنند یا نسبت به مواردی که در ذهن دارند صحبت کاملی انجام دهند. به علاوه لازم است تاریخ و زمان برگزاری جلسه در بازه زمانی معینی به افراد یادآوری شود تا غبار دورکاری و فراموشی روی زمانبندی کاری آنها نشیند. بنابراین لازم است یک سردبیر برای جلسات انتخاب کنید تا این موارد را کنترل کند و اجازه ندهد که صحبت اعضا نیمه کاره بماند.
قبل از شروع جلسه رسمی زمان کوتاهی را به وارم آپ اختصاص دهید
به طور کلی فضای جلسات رسمی و کمی دلهره‌آور است. به خصوص برای اعضایی که نوعا در رتبه‌های پایین‌تر یک سازمان و شرکت قرار دارند. بنابراین بهتر است در ابتدای شروع جلسات خود زمانی را به آشنایی افراد و گفتگوهای غیررسمی اختصاص دهید. اجازه دهید افراد قبل از ورود به فضای خشک و انعطاف‌ناپذیر جلسات با برقراری ارتباط دوستانه و گفتگوهای غیر رسمی آماده جلسه شوند.
انجام کارهای متفرقه حین جلسه ممنوع!
اولین قانون مشارکت در جلسات از راه دور، حضور به موقع در جلسه آنلاین است. از پاسخ دادن به پیام‌ها و ایمیل‌های خود در حین برگزاری جلسات آنلاین و مجازی خودداری کنید. سخنان افراد دیگر را نیمه‌کاره نگذارید و اجازه دهید تا ابتدا همکارتان صحبتش تمام شود. با رعایت آداب معاشرت می‌توانید بهره‌وری جلسات خود را افزایش دهید.
دبیر جلسات و مسئولیت نگارش صورت‌جلسه
پس از تمام شدن جلسات، صورت جلسه آن را بنویسید. دقت کنید تمام اهدافی که پیش از جلسه تنظیم کرده بودید انجام شده باشند. لازم است تمام کارها و اهدافی که باید پیگیری شود را مشخص کنید و این صورت‌جلسه را برای تمام اعضای تیم ارسال کنید. بعلاوه مشخص کنید که هرکس مسئول اجرای کدام وظیفه است.
ارسال ویدیوی ضبط شده برای اعضا
اگر برخی از اعضای تیم شما به هر دلیلی قادر به شرکت در جلسه نبودند برای آنها ویدئو یا فایل صوتی جلسه را بفرستید و مطمئن شوید که آنها را گوش داده و فعالیت‌های خود را پیگیری می‌کنند.
در این مطلب تلاش کردیم در خصوص راهکارهایی که منجر به یک جلسه‌ی آنلاین کامل و بی‌نقص می‌شود نکاتی را بیان کنیم. با توجه به شرایط ایجاد شده در کشور بعد از شیوع بیماری کرونا، امکان برگزاری حضوری جلسات به ویژه آن دسته از جلساتی که افراد از سایر شهرها باید در آن حضور پیدا کنند وجود ندارد. برگزاری جلسات به صورت آنلاین راهکاریست که می‌توان چه در شرایط فعلی و چه در شرایط عادی از آن استفاده کرد. با توجه به این نکات می‌توانید جلسات آنلاین خود را با بالاترین بهره‌وری تشکیل دهید و تیم خود را همچنان قوی و فعال نگه دارید.