نظم و ترتیب داشتن یکی از کلیدهای اصلی موفقیت است و به همین خاطر افراد به دنبال برنامه‌ریزی و سازماندهی به امور و کارهای خود هستند. گوگل کلندر (Google Calendar) برنامه‌ای کاربردی است که می‌تواند حتی بی‌نظم‌ترین افراد را نیز به افرادی کارآمد و منظم تبدیل کند. از تنظیم ملاقات‌ها گرفته تا مرتبط کردن افرادی از سراسر جهان، این تقویم چیزی بیش از یادآوری روزهای هفته است! با استفاده از گوگل کلندر میتوانید جلسات از راه دور خود را از طریق پیوندهای ویدئویی ترتیب دهید، برای یافتن بهترین زمان چندین تقویم را هماهنگ کنید و غیره. اگر می‌خواهید چگونگی استفاده از تقویم گوگل را بیاموزید و از آن برای کارهای روزانه‌ی خود استفاده کنید در ادامه‌ی این مطلب میتوانید نکات و ترفندهای استفاده از آن را مطالعه کنید.
برای این کار مراحل زیر را طی کنید:
گوگل کلندر (Google Calendar) چیست؟
گوگل کلندر ابزاری برای مدیریت و برنامه‌ریزی زمان است که توسط شرکت گوگل ایجاد شده است. این برنامه به شما اجازه می‌دهد قرار ملاقات‌های خود را ترتیب دهید، به فعالیت‌های روزانه‌ی خود نظم دهید و غیره. ابزار مدیریت زمان برای افرادی بهترین کارایی را دارد که نیاز دارند برنامه‌ی شلوغ خود را ساده و برنامه‌ریزی کنند. این ابزار برای برنامه‌ریزی موارد زیادی از قبیل مسائل کاری و غیرکاری قابل استفاده است.چرا باید از گوگل کلندر استفاده کنیم؟
هیچ کس دیر رسیدن به جلسات، فراموش کردن قرارهای ملاقات و تاخیر و غیره را دوست ندارد. اینجاست که اهمیت تقویم مشخص می‌شود. تقویم گوگل مثل همه‌ی تقویم‌ها شما را در مسیر درست و سر وقت نگه می‌دارد؛ حداقل اگر بدانید چطور آن را استفاده کنید! در ادامه به مهمترین نکات استفاده از گوگل کلندر اشاره می‌کنیم که برای شما مفید خواهد بود.همگام‌سازی گوگل کلندر
آیا می‌خواهید همه‌ی تقویم‌های خود را در تقویم گوگل همگام‌سازی کنید؟ این کار به شما اجازه می‌دهد تمام رویدادهای خود را در یک تقویم مشاهده کنید و بنابراین تصویر واضح‌تری از برنامه‌های خود داشته باشید. به این ترتیب، اگر هم تقویم کاری دارید و هم تقویم شخصی، میتوانید آنها را با یکدیگر همگام کنید تا یکجا به آنها دسترسی داشته باشید.اشتراک‌گذاری تقویم با دیگران
تقویم گوگل به شما اجازه می‌دهد سایر کاربران گوگل را برای اشتراک گذاشتن تقویم‌ها دعوت کنید. اگر در یک شرکت نسبتا بزرگ یا متوسط کار می‌کنید ممکن است به طور منظم با چندین نفر قرار ملاقات داشته باشید. بنابراین، مهم است بتوانید تقویم گوگل همکاران خود را مشاهده کنید تا قرار ملاقات‌های خود را در زمانی تنظیم کنید که برای همه‌ی افراد شرکت‌کننده مناسب باشد. بعلاوه گوگل کلندر به شما این امکان را می‌دهد تا با قرار دادن سطح دسترسی برای هر فرد، میزان قدرت آنها را کنترل کنید. شما میتوانید به آنها اجازه دهید دسترسی کامل برای ایجاد و تغییر رویدادها در یک تقویم خاص داشته باشند و یا تنها قادر باشند یک رویداد را مشاهده کنند بدون اینکه آن را ویرایش کنند.
برای این کار مراحل زیر را طی کنید:
- تقویم را باز کنید.
- در سمت چپ در قسمت اضافه کردن تقویم (Add Calendar) ایمیل همکار خود را وارد کنید.
- برای مشاهده‌ی تقویم آنها نیاز به تایید و اجازه‌ی آنها خواهید داشت. با این حال، وقتی که بک بار تایید دریافت کردید میتوانید به تقویم‌های آنها دسترسی داشته باشید.
ایجاد لینک گوگل هنگ اوتس (Google Hangouts) برای ملاقات‌های از راه دور
یکی از ویژگی‌های مفید تقویم گوگل، برنامه‌ریزی برای جلسات است. اما آیا می‌دانستید شما میتوانید به آسانی یک لینک پاتوق گوگل بسازید تا جلسات مجازی خود را برگزار کنید؟ با ایجاد این لینک، افرادی که جلسه‌ی شما دعوت شده‌اند می‌توانند لینک را در تقویم خود مشاهده کنند. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و نیازی به ارسال لینک ویدئو کنفرانس نخواهید داشت. برای ایجاد لینک گوگل هنگ اوتس باید مراحل زیر را طی کنید:
- وارد تقویم گوگل شوید.
- برای ایجاد یک رویداد روی گزینه‌های بیشتر (More Options) کلیک کنید.
- در بخش افزودن کنفرانس (Add Conferencing) روی هنگ اوتس (Hangouts) کلیک کنید.
- جزئیات رویداد را کامل و ذخیره کنید.
تنظیم یادآوری خودکار گوگل کلندر
هنگام برنامه‌ریزی برای رویدادها، بعلاوه میتوانید یادآوری‌هایی را تنظیم کنید تا به شما کمک کند برنامه‌های خود را به یاد بیاورید. شما همچنین میتوانید نحوه و زمان دریافت یادآوری را به صورت دلخواه خود تنظیم کنید. این یادآوری می‌تواند از طریق ایمیل برای شما ارسال شود و یا به صورت اعلان برایتان نمایش داده شود. اگر اعلان را انتخاب کنید و تقویم گوگل را با گوشی هوشمند خود همگام‌سازی کرده باشید، یادآوری روی گوشی شما نیز نمایش داده خواهد شد. برای ایجاد یادآور اتوماتیک در تقویم گوگل این مراحل را انجام دهید:- وارد تقویم گوگل شوید.
- روی منوی تنظیمات و سپس تنظیمات کلیک کنید.
- به قسمت تنظیمات تقویم‌های من (Settings for my calendar) بروید و روی تقویم خود کلیک کنید.
- به قسمت اعلان رویدادها (Event notifications) بروید.
- انتخاب کنید چند دقیقه، ساعت، روز یا هفته قبل‌تر از رویداد نیاز به یادآور دارید.
- اتخاب کنید نوتیفیکیشن می‌خواهید یا دریافت ایمیل.
- روی افزودن اعلان (Add notifications) کلیک کنید.
دستور کار روزانه‌ی خود را از طریق ایمیل دریافت کنید
اگر از آن دسته افرادی هستید که همیشه روزهای شلوغی دارید ممکن است بخواهید یک برنامه‌ی روزانه با توجه به وظایف و رویدادهای روز خود دریافت کنید. اگر می‌خواهید تقویم گوگل برنامه‌ی روزانه را برای شما ایمیل کند مراحل زیر را طی کنید:- تقویم گوگل را باز کنید.
- روی منوی تنظیمات و سپس تنظیمات کلیک کنید.
- در بخش تنظیمات تقویم من (Settings for my calenders) روی تقویم خود کلیک کنید.
- سپس به بخش اعلان‌های عمومی (General notifications) بروید.
- در بخش دستور کار روزانه (Daily agenda) ایمیل را انتخاب کنید.
- ایمیل شما به همان ایمیلی تقویم در آن قرار دارد، ارسال می‌شود.
نمایش ساعت جهانی
اگر جرو افرادی هستید که به طور منظم به کشورهای خارجی سفر می‌کنید ممکن است بخواهید یک ساعت جهانی روی تقویم گوگل خود اضافه کنید. نکته‌ی شگفت‌انگیز در مورد ساعت جهانی این است که به شما اجازه می‌دهد برنامه‌های خود را روی مناطق زمانی متفاوتی تنظیم کنید، درحالی که باقی افراد، آن را روی ساعت زمانی خودشان مشاهده می‌کنند. این کار نسبتا ساده است:- وارد تقویم شوید.
- در منوی تنظیمات روی تنظیمات کلیک کنید.
- به بخش ساعت جهانی بروید.
- کادر نمایش ساعت جهانی (Show world clock) را علامت بزنید.
اضافه کردن وظایف و کارها به تقویم گوگل
اگر دوست دارید برای پیگیری پروژه‌های خود یک لیست ایجاد کنید این مورد در تقویم گوگل برایتان بسیار مفید خواهد بود. با گوگل میتوانید وظایف روزانه‌ی خود را وارد تقویم کنید تا به شما کمک کند بر تمام کارهای خود مسلط باشید. این ویژگی‌ها به شما کمک میکند بهتر زمان و روتین‌های روزانه‌ی خود را مدیریت کنید. در ادامه میتوانید مراحل اضافه کردن کارها به تقویم گوگل را مشاهده کنید.- تقویم گوگل را باز کنید.
- در سمت راست روی وظایف (Tasks) کلیک کنید.
- سپس روی دکمه‌ی شروع (Get started) کلیک کنید.
- روی اضافه کردن کار (Add a task) کلیک کنید.
- سپس کار خود را داخل جدول بنویسید.
- میتوانید زیر آیکون مداد موعد مقرر و کارهای فرعی را برای پروژه‌های جداگانه اضافه کنید
نکته‌ی پایانی
تقویم گوگل یک برنامه‌ی جامع و کاربردی است که موارد استفاده‌ی زیادی در سازماندهی امور دارد. با استفاده از قابلیت‌های بی‌شمار گوگل کلندر میتوانید به قرارملاقات‌ها، برنامه‌ها و حتی لیست کارهای روزانه‌ی خود نظم و ترتیب بیشتری ببخشید. در انتها برای مطالعه‌ی مطالب بیشتر میتوانید به وب‌سایت مرکز هنرهای دیجیتالی مراجعه کنید.
خیلی عالی بود
ممنون